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OCR (Optical Character
Recognition) 掃描允許您將文件掃描成為文字檔案，存入電腦，並在文字處理器或文本編輯程式下打開。OCR掃描有助於紙張文件快速數碼化，以便編輯、發郵件、歸檔及進行其他處理，而無需在文字處理文件上手動輸入內容。如今，隨著
OCR 軟件的快速發展，掃描成為高效工作的關鍵因素之一。好處如下：
- OCR 節省空間減少大文件數量。易於儲存的數碼文件可以替代任何紙面文件。
- OCR節省時間無須花時間重新輸入冗長的文件。此外，當涉及歸檔及檢索資料時，您僅須設置及保持一致的命名及歸檔方式。
- OCR為您解除後顧之憂您可以製作及儲存重要文件的數碼備份副本。不論辦公地點位於龍捲風巷、洪泛平原、或是有火災季節的國家，這均能確保您的重要文件不會丟失。
設置
專用 OCR 軟件使列印文本轉換成數碼文本的可能。
許多掃描儀器均配有 OCR 軟件，您亦可購買其他組合（如ReadIRIS）。 以下是充分利用 OCR 軟件的一些技巧。
讓我們以設置 OCR 掃描開始。
- 文件格式TIFF 、BMP 或 JPEG
均是最佳格式之選。 TIFF 格式不須縮小文件大小，但若妥善設置顏色及解像度，文件能夠有效壓縮。若機器資源不足，可採用BMP
或JPEG 格式。
- 解像度選擇較低解像度（如150 dpi）可以節省時間，並令文件處理更加簡單。
- 顏色通常，掃描文件無需顏色。以 256
灰度級（8 位）或黑白色掃描。
其他技巧
- 質素儘量採用優質的原稿。 破爛、皺紋及污跡均會影響
OCR 軟件，並導致終端輸出錯誤。用塗改液修正不乾淨的原稿，或透過影印提高原稿對比度。
- 簡便 一般情況下，OCR 軟件更適用於大量清晰文本，因為無須考慮任何版面設計及任何欄或行。
- 參數掃描多欄頁面文本亦較為簡單。OCR
軟件程式會允許您指定若干文本頁面，進行掃描。若您分別將各欄定義分成單獨的文本欄位，OCR 將從第一欄開始處理，然後移至第二欄等，如此類推。
- 安全檢查若干文本類型可能導致 OCR
軟件故障。掃描儀不能讀取加下劃線、粗體或斜體字。或緊排文本（kerned text）（即字母間距離小，排列緊密）亦會給OCR
程式造成困難。這使校對尤其重要。拼寫檢查不能發現所有錯誤。
- 其他安全檢查選擇軟件不能處理的字元，可以節約時間及減少問題。(多數OCR
程式均有提供上述選擇)這對校正大有幫助。
- 從錯誤中學習若您準備掃描一份大而冗長的文件，請試著由第一頁開始，再處理為最終輸出的文本。這將有助於發現及解決錯誤及不足。
- 設備處理器及掃描儀的速度越快，等待時間越短。基本功能（如區分圖像及文本、辨別字元及將文件版面轉換成電子表格等）至少需要
32MB RAM（64MB 更好）。此外，若您需要同時掃描數頁，則自動送稿器（ADF）將是理想之選。
獲取更多資訊
HP擁有多種掃描儀及多功能列印機（MFP），以推進 OCR 解決方案。若您計劃使用 OCR 給重要文件存檔，請設計一種卓越的方案儲存解決方案
，以保護數碼文件。 有關 的更多資訊，請瀏覽惠普網站HP數碼照相機.
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